PortaBaseを応用して、便利にデータベース管理!
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リナザウ標準装備のアドレス帳は、とても便利なのですが、
管理番号を付けて順番に管理したい!とか、
分類項目がカレンダーと共有だから嫌だ!とか、
性別には男と女以外にもいるだろ!とか。(@_@;)
この様にもっと細かく管理したいという要望も出てきます。

そんな時に使えるのが、PortaBaseです!
データベース作成ソフトなのですが、データベースと聞いただけで
一歩引いてしまう人もいると思います。・・・私もその1人でした。(^^;)
しかしコレが触って見ると意外や意外、とても簡単に使えるではないですか!

この便利さを伝える為に、ここにレポートを作成しました!
なお、例題としてアドレス帳の作成をあげていますが、
これを見るだけで使い方が分かるようにしています♪
宴会の参加者名簿や、プロジェクト管理等、幅広く活用してください!(^0^)/

■ファイルの作成■

まずはデータベースファイルを作成しましょう!(^-^)

1.PortaBaseを起動すると、下のようなファイラーが起動します。


2.「ファイル」の「新規」を選択してください。


3.続いて、保存したい場所でデータベースに名前を付けて保存してください。


4.すると「ファイルを暗号化しますか?」と聞かれるので、
  どちらかを選択してください。
  アドレス帳は他の人に見られたらマズいので「はい」を選択します。


5.パスワードを設定します。
  忘れないようにしてくださいね♪(^-^)


以上でデータベースファイルが作成されました!

■フォーマットの作成■

PortaBaseはこの部分さえ抑える事ができれば、後は工夫次第です!
頑張ってください!(^0^)/

1.新規作成をすると、このようなフォーマット編集画面が出てきます。
  ここでデータベースのフォーマットを設定しましょう。


2.「作成」ボタンを押し、項目を作成します。
  項目のデータタイプには以下の物があります。


データタイプ 説明 使用例
文字列   文字列を設定できます。   名前・住所
整数値   整数値を設定できます。   金額・個数
数値   数値を設定できます。   小数点を使う物
真偽   チェックボックスを設定できます。   参加確認
ノート   メモを設定できます。   人物の特徴メモ
日付   日付を設定できます。   誕生日・納期日
時刻   時刻を設定できます。   登録時刻
計算値   計算値を設定できます。   金額×個数
順番列   順番列を設定できます。   登録番号
画像   画像を設定できます。   人物写真・商品写真
(新しい列挙)   新しい列挙を設定できます。   詳しくは下記参照

3.例題のアドレス帳では、「文字列」で名前や・・・


  「日付」で誕生日等を設定していきます。


4.続いて、性別のように、男・女と、限られた選択肢がある項目を作成します。
  ここで使用するのが「(新しい列挙)」です。


5.「(新しい列挙)」を選択すると、このような列挙編集画面が出てきます。
  ここで、「作成」を押し、例題の性別では「男」と「女」を作成します。


6.「OK」を押すとフォーマット編集画面に戻り、このように、
  「男」と「女」が選択できる「性別」というデータタイプができあがります。


7.他にも例題では「関係」という列挙を作成して、家族や友達を分類します。
  「関係」の位置を名前の後にしたいので「上げる」を押して移動しました。


以上でフォーマット編集は終了です!(^-^)/
「OK」を押してメイン画面へ移ってください。

■レコードの登録■

ここから、レコードを登録していきます。
先程設定したフォーマットに基づいて登録してください。(^^)

1.新しいレコードを作成します。
  「ファイル」→「レコード」→「作成」を選択してください。
  右上にあるショートカットからでも作成できます♪


2.レコードを記入していきます。
  例題では適当に思いついた名前を使用しています♪(^^)


3.「OK」を押すと、このようにレコードが追加されています。


  更にレコードを追加登録しました。


4.レコードを選択して、エンターキーを押すと、レコード表示ができます。


以上で、データベースとしてのレコード登録は終了です!
これだけでも充分なのですが、PortaBaseには更に便利な機能が存在します!
下記にその機能を紹介します。(^-^)

■ビューの作成■

見たい項目だけを表示したい時に使用するのが、この「ビュー」です!
必要なデータだけをサッと見たい時はとても便利です。(^o^)

1.「ビュー」→「作成」と選択します。


2.ビュー編集画面が出てくるので、ビューに名前を付け
  表示したい項目だけをチェックします。
  例題では「名前」と「電話番号」だけを表示するビューを作成します。


3.作成したビューを反映させると、設定した項目だけが表示されます!


■ソートの作成■

設定された順番にレコードを並び替えるのが、この「ソート」です!
名前をあいうえお順に並び替えたり、性別毎に並び替えたりできます。(^▽^)

1.「ソート」→「作成」と選択します。


2.ソーティング編集画面が出てくるので、ソーティングに名前を付け
  並び替えの基準にしたい項目をチェックし、「昇順」「降順」を選択します。
  例題では「性別」を「昇順」に設定して、性別を分けるソートを作成します。
  列挙データの場合は、列挙で作成した順番で計算されるようです。


3.作成したソートを反映させると、男女別にレコードが並び替えられます!


■フィルターの作成■

条件に合ったレコードだけを表示する事ができるのが、この「フィルター」です!
細かい設定ができるので、応用して使ってください。(^0^)/

1.「フィルター」→「作成」と選択します。


2.フィルター編集画面が出てくるので、フィルターに名前を付け
  「作成」を押して条件を編集してください。
  例題では「関係」「=」「友達」としています。
  つまり、友達のレコードだけを表示するという事です。


3.作成したフィルターを反映させると、男女別にレコードが並び替えられます!


上記、3つの「ビュー」「ソート」「フィルター」は、それぞれ
簡単に切り替えたり組み合わせたりして使えます!
毎回設定する必要が無く、必要な時に使えるので、とても便利です♪

■簡易フィルターの使用■

設定するフィルターとは別に、簡易的なフィルターを使用する事ができます。
こちらは簡単に使えるので、データの検索代わりに使うと便利です。(^^)

1.「フィルター」→「簡易フィルター」と選択します。


2.条件編集ダイアログが出てくるので、条件を設定します。
  上から「検索する場所」「検索内容との関係」「検索内容」となります。
  例題では「名前」「在中」「三浦」としています。
  つまり、名前の中に三浦とあるレコードを検索します。

  ここで検索する場所を「テキストフィールドのどれか」にすれば
  全体から検索する事ができます。
  検索内容との関係は沢山あるので、表にまとめました。
関係 説明
=   検索内容が完全に一致するデータを取り出す。
在中   検索内容が含まれているデータを取り出す。
先頭に   検索内容が先頭にあるデータを取り出す。
!=   検索内容と一致しないデータを取り出す。
<   検索内容より小さいデータを取り出す。
>   検索内容より大きいデータを取り出す。
<=   検索内容以下のデータを取り出す。
>=   検索内容以上のデータを取り出す。

3.簡易フィルターを反映させると、検索にヒットしたレコードが表示されます!


■小ネタ■

・使用していると、データファイルの容量が太っていきます
 レコードを削除しても見えなくなるだけで、削除された事にならないからです。
 この場合「xmlフォーマット」で「エクスポート」→「インポート」を
 実行するときれいなデータファイルの容量が小さくなります。(^^)

Windows版も存在します。
 大量のデータを入力する時などは、Windows上で編集した方が
 効率よく登録できると思います。(^-^)
 使い方は基本的にリナザウ版と一緒なので、触ると分かると思います♪

・他のデータベースとデータの共有はCSV経由でできます。
 しかし、文字コードがUTF-8である必要があるので、
 nkfなどを使用し、変換をしてください。


以上で、PortaBaseのレポートを終了します!
どうでしょう、思ったより簡単だったのではないでしょうか?(^^)
このデータベースソフトは本当に色々な応用が効くと思うので、
皆さんで工夫して、大活用してください!(^0^)/
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