Excel Tips by pPoy

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QueryTables Word で作ったアドレス帳データを Excel に取り込む方法
《外部データ》(Excel2002,Word2002)
Word の 「はがき差し込み印刷ウィザード」 を使用してアドレス帳を作った場合、
作成したアドレス帳は、Access の mdb 形式のファイルとして保存されます。

※以前のバージョンの Word では、Word・Excel・Access 形式の何れかを
選択できましたが、Word 2002 からは、Access 形式のみとなったようです。
この形式のファイルは、当然ながら PC に Access がインストールされて無い場合、
直接開いて編集できません。(Word から呼び出して編集することはできます。)

このような場合、Excel に取り込むことによって簡単に編集することができます。
(Excel 形式で保存されたアドレス帳データは、Word の差込印刷に使用できます。)

以下は、Word で作ったアドレス帳データを Excel に取り込む方法です。
  • 新しいエクセルファイルを開きます。 

  • メニューから 「データ」−「外部データの取り込み」−「新しいデータベースクエリ」 で、
    「MS Access Database* 」 を選択し、OK

  • 小さく 「データソースに接続しています」 のメッセージが表示され、
    「データベースの選択」 画面が表示されます。

  • 右のフォルダ選択ボックスでは、「c:\documents and Setting」 フォルダの中の、
    「My Data sources」 フォルダをダブルクリック。
    (Word で作ったアドレス帳は、標準ではこの特殊なフォルダに保存されます)

  • 左のファイル選択ボックスでは、アドレス帳として保存済みの mdb ファイルを選択し、OK

  • 「クエリウィザード - 列の選択」 画面が表示されます。

  • 左の「使用可能なテーブルと列」 ボックスで、「Office_Address_List」 を選択し、
    「>」 を押し、「次へ」

  • 「クエリウィザード - データの抽出」 画面では、そのまま 「次へ」

  • 「クエリウィザード - 並び替え順序の設定」 画面でもそのまま 「次へ」

  • 「Microsoft Excel にデータを返す」 が選択されていることを確認し、「完了」

  • 最後にデータを表示するシートを聞いてきます。
    現在表示されている ワークシートでよければ、そのまま 「A1」 セルを選択し、OK
以上で、アドレス帳がワークシートに表示され、「外部データツールバー」 がシートの上に表示されます。
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ただし以上の作業では、データが Access のデータベースとリンクされている状態です。
このリンクを解除し、完全に Excel のワークシートとして保存するためには、もう一つ作業が必要です。

  • 表示されている Excel 内のアドレス帳データの、文字の入力されている箇所をどこか選択し、
    メニューから、「データ」 - 「外部データの取り込み」 - 「データ範囲プロパティ」 を選択

  • 「外部データ範囲のプロパティ」 画面が表示されます。

  • 「クエリの定義を保存する」 のチェックを外します。

  • 「この操作によって、シートからクエリ定義は削除されます。続けますか?」 のメッセージに OK。

  • 「外部データ範囲のプロパティ」 画面の下の部分がグレーになったことを確認後、OK。
これで、リンクされてない Excel のアドレス帳が完成です。名前をつけて保存してください。
以上の方法は、山葵 さまに、教えていただきました。
ありがとうございます。m(__)m

手近の PC に Access が入って無い方や、Excel を使い慣れている方にお勧めです。(^^)


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